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ウィキを活用し 企業内の“N対Nの情報共有”を加速する「Atlassian Confluence」

ウィキシステムというと、ほとんどの人がインターネット上の百科事典「ウィキペディア」を思い浮かべるだろう。ウィキシステムの特長である「複数の執筆者によって共同編集が行える」「つねに最新の成果をすべてのメンバーに公開できる」ことは、企業内で情報共有を行う際にも大いに役に立つはずだ。
世界106カ国67,000以上の団体での導入実績のある企業向けウィキシステム「Atlassian Confluence」を日本で展開するGo2Group K.K.の社長ジム・セルサベージ氏とマネージングディレクター伊藤剛氏に、情報共有ツールとしてのウィキの魅力および企業の各部門での利用可能性について伺った。

ボトムアップ型の情報共有ツール、ウィキ

企業内での情報共有ツールというと、グループウェアやCRM/SFAシステムなどを思い浮かべるだろう。では、これらのシステムとウィキの違いは、どこにあるのだろうか。

「大きな違いは、ウィキは“N対N”のコミュニケーションが行えるということです。複数の人が作成・編集でき、その成果物を他のメンバーが参照できます」と、Go2Group K.K.社長のジム・セルサベージ氏は説明する。

ジム・セルサベージ 氏

Go2Group K.K. 社長
ジム・セルサベージ 氏

セルサベージ氏によると、コミュニケーションのレベルは3種類に分類できる。すなわち、メールなどの1対1のコミュニケーション、ブログや掲示板などの1対Nのコミュニケーション、そしてここで取り上げるN対Nのコミュニケーションだ。
従来のツールでも、N対Nのコミュニケーションは不可能ではなかった。たとえば、グループウェアの掲示板やフォーラムの機能を使えば、複数の参加者の意見を蓄積できる。しかし、掲示板やフォーラムによるディスカッションの場合スレッドが時系列で作られていくため、議論の途中で決定した事項を知るには、過去ログを最初からたどらなければ分からない。

「ウィキを使えばコンテンツが時系列に縛られることはありません。ウィキ上での議論の経過や結果を、最終的に議事録として活用できるため、議論に参加していなかったメンバーも参照できるのです」(セルサベージ氏)

また、マネージングディレクターの伊藤剛氏は、グループウェアが不得意としていた“非定型の情報や気づき”を蓄積するのに、ウィキは適していると言う。

グループウェアやSFA/CRMシステムでは、基本的に“定型項目”を入力することで情報を管理し検索しやすくする。たとえば、営業報告を例にとってみると、記入者は、「顧客企業名」「顧客担当者名」「日時」「場所」「打ち合わせ目的」「打ち合わせ内容」「次のアクション」等の項目に情報を入力していくわけだ。しかし、こうしたシステムでは、打ち合わせの際に雑談で得た情報や、担当者の“気づき” “雑感”といった情報が蓄積されにくかった。

伊藤 剛 氏

Go2Group K.K.
マネージングディレクター
伊藤 剛 氏

「“非定型の気づき”の中に、ビジネスに役立つ情報が潜んでいる場合があります。ウィキは、こうした情報を拾い上げるのに適したツールです。グループウェアが管理することを前提としたトップダウンの情報共有ツールだとすれば、ウィキは個々の社員自らが役立つ情報を集積するボトムアップの発想による情報共有ツールであると思います」(伊藤氏)

Web2.0以降、ブログやSNSのように、個人の知識を積極的に発信しよう、個人が発信する情報に価値を見いだそうという意識が高まっている。利用者の意見や感想をコンテンツとするCGM(消費者生成メディア)が人気を集めているのも、その現れと言えるだろう。

「企業の情報共有においても、個々のスタッフのノウハウを無理なく蓄積でき、それを他のスタッフが参照できるようになれば、情報共有は一歩進むはずです。今は必要ないが将来役に立つかもしれない、自分にとっては必要ではないが他の社員にとっては重要な情報になるかもしれない、そんな情報を蓄積するのにウィキは適したツールです」(伊藤氏)

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