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製品フォーカス
法務業務において、「文書」はノウハウそのもの。高い信頼性と使いやすさを求めて、文書管理システムを刷新。

TMI法律事務所

TMI 総合法律事務所は、約190 名の弁護士と約50 名の弁理士を中心に、総勢450 名以上のスタッフで構成される日本有数の法律事務所です。重要な文書を扱う法務業務において、大きな役割を果たすのが文書管理システムです。TMI 総合法律事務所では、2008 年5月、IBMDB2® Content Managerをベースとした「電子文書管理システムSFS」(開発元:株式会社立山システム研究所)に刷新。各案件において、個人の作業効率向上やチームでの協同作業の基盤として業務の根幹を支えるシステムとなっているとともに、高い信頼性と安定性を実現し、将来に渡っての安心感も提供しています。

図1 拡大表示

導入効果

システムの安定性が向上。将来にわたって安心できる信頼性の高い業務基盤を実現。

TMI 総合法律事務所が、文書管理システムを刷新するきっかけとなったのは、これまで使っていた文書管理システムの信頼性への不安からでした。保存したはずの文書が、稀に保存されず消えてしまうトラブルが発生し、その問題が完全には解決されなかったのです。

「以前使っていた文書管理システムは、使い勝手の面では満足していました。しかし、保存したはずの文書が保存されていない“白紙化現象”がなかなか解決されなかったことが、致命的でした」と語るのは、弁護士の遠山友寛氏です。

信頼性の高い文書管理システムを求めて、株式会社立山システム研究所の「文書管理システムSFS」(以下、SFS)を導入することによって、“白紙化”の問題は解決。ハードウェア、ソフトウェアの多重化が施されたシステムは安定して稼働を続けており、システム管理の負担もほとんど要していません。

文書管理システムでは、文書を検索する際のレスポンスも重要な要素となります。TMI 総合法律事務所では、文書は「クライアント・コード」と「ケース(案件)・コード」の2 つのコードによって管理されており、検索の際にはこのコードが多用されます。そのレスポンスも十分満足できるレベルとなっています。また、ストレージ容量などのリソースも、過去の利用実績を踏まえて5〜10 年間は使い続けられるように設計されています。

お客様ニーズ

資産である「文書」を確実に守り、チームでの情報共有を支える使い勝手の良い文書管理システム。

遠山 友寛氏

TMI総合法律事務所
弁護士
遠山 友寛氏

TMI 総合法律事務所において、文書管理システムは、特に業務の根幹を支える重要なシステムと位置づけられています。

 「弁護士にとって、文書は知恵を絞って書き上げるものであり、完全に同じものを再度作ることはできません」と語る遠山氏の言葉通り、「文書」は知恵とノウハウが凝縮した重要な資産といえます。

また、TMI 総合法律事務所では、チームを組んだメンバーが一つの文書に対して変更やコメントを加えて仕上げていく、といった使われ方もされており、数的にも1 日に2000 〜 3000 もの文書が更新されます。ほぼすべてのスタッフが利用する文書管理システムは、業務の根幹といえるのです。

TMI 総合法律事務所が、いかに情報システムを重要と認識しているかは、以下の遠山氏の言葉が象徴的に表しています。

「情報システムは、人的スタッフと同様に、“家族”の一員であり、心臓の一つです。システム停止は、“心臓停止”を意味します。そういう事態が起きないように、また、より業務が円滑になるように、情報システムを外部任せにせず、内部のスタッフで運用するようにしています」(遠山氏)

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