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ExchangeUSE Web申請ワークフロー 導入事例

株式会社富士通ラーニングメディア

受注登録システムと販売管理システムの間を
ワークフローでつなぎシームレスに連携。
ペーパーレス化の推進と内部統制を実現。

株式会社富士通ラーニングメディア
株式会社富士通ラーニングメディア 執行役員 ナレッジ・コー・クリエイティング推進本部 本部長 青山昌裕氏(左)ナレッジ・コー・クリエイティング推進本部 システム推進部 若松英寿氏(右)

研修サービスをはじめとしたナレッジソリューションを手掛ける株式会社富士通ラーニングメディアでは、現在社内の情報インフラ基盤整備を進めています。個人受講者の申し込みサイトや法人向け営業スタッフが使うWeb システムと、販売管理システムの間を「ExchangeUSE ワークフロー」を使ってシームレスに連携。業務効率向上はもちろんのこと、個人情報漏洩のリスク軽減や内部統制強化にもつなげています。

導入のポイント
point Web サイトからの申し込みを自動起票
個人受講者のWeb 申し込みサイトや法人向け営業スタッフが使うWebシステムで入力したデータに基づいて、ExchangeUSE ワークフローが自動起票。
point ペーパーレス化による個人情報保護と、確実な証跡による内部統制強化
受講者に関する情報をワークフローシステム上で処理することで、ペーパーレス化と個人情報漏洩防止に寄与。また、承認プロセスをワークフロー上で行うことで確実な証跡を確保。業務の監査を的確に行える。
point 「GLOVIA smart」Certified 認証取得製品
ExchangeUSE ワークフローは「GLOVIA Certified 認証」を得ており、すでにGLOVIAとの連携において実績があった。また、他社製品よりリーズナブルな価格で、ワークフロー機能の柔軟性も高かった。

基幹系システムの再構築に合わせて
内部統制の強化を行いたい

 株式会社富士通ラーニングメディアでは、近年、基幹系システムの再構築に取り組んできました。メインフレームから、富士通「GLOVIA」を中核としたシステムに切り替え、同時にSOA(サービス志向アーキテクチャ)を全面的に取り入れることで、ビジネス環境の変化に柔軟に対応できるようにしたのです。

 「従来のシステムは、20年余り手を入れ続けてきた結果、複雑な状態になってしまい、メンテナンスの負担が大きくなっていました。その反省から、今回の再構築に際しては、パッケージ製品やデータ連携ツールを活用することで自社開発を減らすことを目標に掲げました。業務プロセスにあわせて開発するのではなく、業務プロセスをパッケージに合わせるということです」と、執行役員 ナレッジ・コー・クリエイティング推進本部 本部長の青山昌裕氏は説明します。

 この再構築の中で、販売管理システムの処理に課題が生じました。同社の教育・研修サービスは、個人受講者は専用サイトから受講を申し込み、法人では富士通ラーニングメディアの営業スタッフが専用Web システムから入力することで、異ったサービス販売案件が発生します。この部分で、以前のシステムでは承認プロセスがあいまいになり、各担当者レベルで処理が進められていました。このような業務フローは、内部統制の観点からは望ましいものではありません。

 「案件の処理は売上に関することですから、担当者だけでなく、幹部社員がきちんと承認を行い、その証跡を残すべきだと判断し、そのための仕組みを検討することにしたのです」(青山氏)

 承認を行うといっても、紙ベースでの処理は現実的ではありません。扱う案件数は膨大であり、受講者の個人情報も含まれるためです。そこで富士通ラーニングメディアではワークフローシステムを構築し、ペーパーレスでの承認フローを実現することにしました。

Webからの受講申し込みに、
「自動起票」で承認プロセスへ

 いくつかのワークフローシステムを比較検討した結果、富士通ラーニングメディアが選択したのは、「ExchangeUSE Web 申請ワークフロー」でした。

 「ExchangeUSEは、GLOVIA Certified 認証を得ており、すでにGLOVIAでの実績があるため安心して導入できます。また、他社製品よりリーズナブルな価格で、かつ代理承認の対応など柔軟性も高かったのです」と、ナレッジ・コー・クリエイティング推進本部 システム推進部の若松英寿氏は説明します。

 データの流れは、図のようになります。Web から入力されてデータベースに蓄積された案件情報は夜間バッチで処理され、ExchangeUSE ワークフローによって「自動起票」されます。承認プロセスを経て完了した案件は、GLOVIA smart 販売FMMAX へ転送され、申込処理が終了します。そして、教育・研修サービスを実施した後も、社内の承認ルートを経たうえで、GLOVIA smart 販売FMMAX へ転送されます。この段階で売上が成立、請求処理が行われます。

 「システム間連携の部分を含めても実質2 カ月程度で構築を完了しました。ワークフローの作成そのものは、最初に7 つのフローを作りましたが、1 人で2 週間程度で完成しました。ExchangeUSE は画面を作るのに工数がかからず、開発が楽ですね」と、若松氏は高く評価しています。

フロー図

「画面を作るのが簡単」だから
幅広い業務にワークフローを活用

 販売管理ワークフローは、2008年10月から稼働を開始。それに先立ち、システム利用に関する教育や1週間のトライアル期間を用意したことで、ほとんど混乱なく受け入れられました。

 今では販売管理ワークフローだけでなく、講習に必要な教室や講師などの手配作業を行う営業手配ワークフローなど、社内のさまざまな業務でExchangUSE ワークフローが利用されています。

 「ExchangeUSE は、画面を作るのに工数が少ないので、さまざまな業務をワークフロー化するのが実に簡単です。Excelでも画面イメージを作れるので、エンドユーザーが自らの業務に合わせて設計した画面を使うこともできます」と若松氏は言います。

 現在、富士通ラーニングメディアでは、旅費精算や経費精算など総務会計分野のワークフロー構築に取り掛かっています。ExchangeUSE ワークフローは社内での評価も高く、会計システム「GLOVIA smart 会計」との連携も実績があるため、こちらでもExchangeUSE ワークフローの採用を検討しています。

記載されている会社名、製品名は、それぞれの会社の登録商標または商標です。記載されている内容は2009年9月現在のもので、予告なく変更する場合があります。

株式会社富士通ラーニングメディア
株式会社
富士通ラーニングメディア

代表者:岡田恭彦
東東京都港区港南2-13-34 NSS -競咼
http://jp.fujitsu.com/flm/
導入製品
ExchangeUSE Web申請ワークフロー
複雑な組織体制、承認ルートなどにも柔軟に対応できる、Web ベースのワークフローシステム構築ツール。申請画面や組織マスタ、承認ルートなどの設定はGUI で容易に行える。
株式会社富士通ラーニングメディア執行役員ナレッジ・コー・クリエイティング推進本部 本部長青山 昌裕 氏
執行役員
ナレッジ・コー・クリエイティング
推進本部 本部長
青山 昌裕 氏
株式会社富士通ラーニングメディアナレッジ・コー・クリエイティングシステム推進部若松 英寿 氏
ナレッジ・コー・クリエイティング
システム推進部
若松 英寿 氏
お問合せ
富士電機システムズ株式会社
TEL:042-585-6267
ExchangeUSE Web申請ワークフローホームページ
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