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乱立するワークフローシステムを統合 内部統制やJSOX法対応で業務が増大する 管理部門の負荷を軽減する 「ExchangeUSE」 -

業務効率化に役立つワークフローシステムは、多くの企業で利用されている。また近年では、内部統制への対応の中で、ワークフローを見直す企業も増えている。
では、ワークフローの効果を最大限に引き出すためには、どのような条件が必要なのだろうか。
1400社以上の導入実績をもつワークフロー製品「ExchangeUSE」を開発・販売する富士電機システムズ株式会社の福島健吾氏に、ワークフロー選びのポイントと、同製品の特徴を伺った。

富士電機システムズ株式会社 IT システムセンター ビジネスプロモーション部 担当課長 福島 健吾 氏

富士電機システムズ株式会社
IT システムセンター
ビジネスプロモーション部
担当課長 福島 健吾 氏

ワークフローが乱立するとデメリットも多くなる

業務の流れやルールをシステム化するワークフローシステムは、ミスを減らし、業務の効率化や迅速化を実現する効果がある。会計は、旅費などの経費精算で利用されることが多かったが、最近では利用範囲が広がってきており、人事総務系、購買系など、よりコアな業務にも使われるようになってきた(図1)。

図1 ワークフローエンジンを共通化する必要性の高まり

また近年では、内部統制やJSOX法対応といった流れの中で、社内の承認プロセスを見直す企業も増えている(図2)。正確でスピーディーな「申請〜承認〜決裁〜管理」が必要とされているからだ。こうした状況の中で、ワークフローシステムが企業内に乱立して、全体としての統制が難しくなるといった例も出始めていると、富士電機システムズ IT システムセンター ビジネスプロモーショ ン部 担当課長の福島健吾氏は説明する。

図2 内部統制における承認プロセス

「ワークフローシステムは、情報システム部門からのコントロールが難しい傾向があります。現場各部門が直面する課題を解決するために、安易に手軽な製品を導入されるケースも多いのです。また、特に縦割りの組織では、非常に多数のワークフローが作られることがあり、利用する側にとっても管理する側にとっても、使いにくくなってしまうことがあります。そこで、ワークフローのエンジンを企業全体で共通化することが重要になってきます」

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