事例ナビ - JIREI navi

B2B 営業支援の会社、エムエム総研では、セミナー事務局の複雑な業務を円滑に行うためにSm@rtSeminar2.0 を活用している。エムエム総研の平田天志氏と松本史郎氏に、過去2 件の導入案件におけるSm@rtSeminar2.0 の導入経緯や製品・サービスの評価についてインタビューを行いました。

インタビュー　アウトライン

エムエム総研はSm@rtSeminar2.0 をどう活用しているか

エムエム総研の事業についてお聞かせください。

エムエム総研は、B2B 企業の営業・マーケティングを支援する会社です。 弊社はSm@rtSeminar2.0 を、イベント・プロモーション事業におけるセミナー、展示会の企画・運営（セミナー事務局の請負）での運営ツールとして活用しています。今日は、外資系製造業支援システム開発会社D 社が2006 年に開催したプライベートイベントの事務局を弊社が担当した経験と、アメリカのBI ソフトウェア会社、H 社のセミナー運営を行っている経験とを題材にしてお話しいたします。いずれの場合も事務局運営ツールとしてはSm@rtSeminar2.0 を活用しました。

事例1　プライベートカンファレンスの運営ツールになぜSm@rtSeminar2.0 が選ばれたか

まずD 社のイベントでのSm@rtSeminar2.0 の活用事例についてお聞きしたいと思います。

D 社と大手システムコンサルティング企業の共同開催による約30 社の出展企業を集めての大規模プライベートイベントです。以下の図の様に複数会場で、約60 のセッションが行われる形式です。

そのイベントの運営ツールとしてSm@rtSeminar2.0を使うようになった経緯は。

順々に述べれば以下の通りです。
１・エムエム総研は、コンペに勝ち抜いて、イベントの事務局運営アウトソースを受注した。
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２・運営ツールとしては、当初Sm@rtSeminar2.0 ではない、別の製品A を使う予定だった。
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３・しかしそのツールでは、主催者であるD 社の要求を満たせない。
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４・D 社は、前年度のイベントではSm@rtSeminar2.0 を使っていた。
Sm@rtSeminar2.0 を使ってはどうかと先方より推薦があったので、問合せを行った。

Sm@rtSeminar2.0 への評価

エムエム総研が当初使っていた運営ツールA は、どういう点がD 社の要求仕様を満たせなかったのでしょうか。

１・【　複数小間のセッションの受付けへの対応　】
本イベントは、複数の会場で複数のセッションが同時に進むような形式です。申込者は、複数のセッションの中から、自分が聴講したいセッションを選んで申し込む。運営ツールAは、こうした複雑な申し込みを処理でき る仕様ではなかった。

２・【 ユーザー用” マイページ”　】
このような複数セッションを選択聴講する形式のイベントの場合、申込者が、自分が選んだセッションを後から再確認したり、あるいは変更したりするための、いわゆる” マイページ” 機能があると便利。しかしその機能は運営ツールA には備わっていなかった。

３・【　申し込みの自動〆切　】
セミナーのWeb 受付は、定員に達したところで自動的に〆切りたい。しかし当時の運営ツールA にはその機能はなかった。

一方Sm@rtSeminar2.0 は、それら要求仕様をすべてカバーしていました。開発元のシャノンは、昔からInterop Tokyo など大規模イベントの運営システムの開発を手がけており、セミナー運営システムについては経験豊富だと聞き及んでいましたが、確かにSm@rtSeminar2.0 にはそのノウハウが集約されていました。

また、シャノンは、ASP パッケージの会社なのに対応が非常に柔軟だったので驚きました。セミナーの運営業務では、企業側の担当者からいろいろな注文、要望が来ます。方針変更も珍しくありません。事務局としての弊社はそれら要望に応えきらなければなりません。その場合、運営ツールの開発元にも柔軟な協力を期待したいところです。

しかしASP パッケージの会社は通常そのような要望には応えてくれません。「パッケージの仕様上、変更は不可能です」と返答されることが多い。ところがシャノンは応えてくれます。これは根性論で応えたというよりは、シャノンのASPそれ自体が、元から柔軟な変更に耐えうるよう設計してあるようですね。SaaS（Software as a Service）ということでしょうか。

事例2　H 社ではなぜSm@rtSeminar2.0 を使うようになったのか

続いてH 社のセミナーでのSm@rtSeminar2.0の活用についてお聞きかせください。

H 社は、セミナーに非常に熱心に取り組んでいます。集客から開催まで約1ヶ月を要することを考慮すると、365 日いつを切り取っても30 本のセミナーが同時に走っている勘定になります。これらセミナーの運営管理においても、Sm@rtSeminar2.0 が活用されています。

H 社のセミナー運営でSm@rtSeminar2.0 を利用することになった経緯をお聞かせください。

１・エムエム総研は、数年前からH 社のセミナー事務局を担当している。かつては、運営ツールとして、H 社用に自社開発したオリジナル・ツールを使っていた。
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２・そのツールはオリジナルで開発しただけあって、業務へのフィット感は高く、先方にも好評だった。しかしそのツールは諸般の事情より使えなくなった。
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３・ツールが使えない以上、セミナー運営は人手がやるしかない。夜中でも何でもとにかく対応し続けた。しかし、人が行う作業はどうしてもミスが起きる。
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４・結果としてエムエム総研側スタッフの作業量は増え、疲弊した。しかもH 社へのサービスレベルが上がっているわけではないという状況に陥った。
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５・H 社と協議し、新たなツールを導入することにした。そのツールには、かつてのオリジナル・ツールと同等あるいはそれ以上の機能が求められた。

あらためて比較検討しても機能面ではSm@rtSeminar2.0がダントツだった。

そして、D 社のイベントで使用実績があったSm@rtSeminar2.0 を採用したということでしょうか。

いいえ、再度いくつかの製品を比較検討し直しました。われわれは、常にお客 様にナンバーワンの製品を提供しなければならない立場です。前例、慣例に安 易に流されぬよう、あらためて各製品を比べました。しかし、そうして見直し てみても、やはり機能面ではSm@rtSeminar2.0 がダントツでした。

例えばどんな機能が優れていましたか。

H 社のように、年間を通じて大量のセミナーを行っている場合、同じお客様が何度もセミナーに通っていることがありえます。そうしたお客様は、BI ツール導入を真剣に考えている「ホットなお客様」です。
セミナー参加者DB からそうしたお客様を見つけ出すには、システム側に「人で紐付けする仕組み」が備わっていなければなりません。その機能があらかじめあったのはシャノンだけでした。
他社は、「そういう機能なら作り込みは可能です。要望があれば作りますよ」という対応でした。それを聞いて、やはりシャノンの方が良いと思いました。

「要望があれば作る」という対応ではなぜ良くないのですか。

結果としてできてくる物は同じなのかもしれません。もしかしたら、あらためて作る分だけ業務フィット感が高いシステムになるのかもしれません。 しかし真剣に事務局を運営している我々にとっては、「やろうと思えばできますよ」という姿勢の会社よりも、「われわれはやります。もうやってますよ」というシャノンに安心感を感じます。シャノンには、セミナー運営ツールの開発を「頼まれごと」ではなく「我がごと」としてとらえ、ユーザー価値の高い製品を作っていこうというコミットメントが感じられます。

今後のシャノンへの期待

今後のシャノンへの期待をお聞かせください。

企業のセミナー活用への関心は年々、高まり続けています。それにつれて企業のマーケティング担当者のセミナー活用スキルも成熟してきました。ただセミナーを行いさえすれば良いというフェーズはとうに過ぎており、今はセミナーでの集客をいかに営業案件へと繋げていけるかが彼らのミッションとなってきています。
クライアント企業からの、セミナー運営に関する要望、注文は今後もどんどん複雑化してくるでしょう。ということは、セミナー運営ツールもそれに応えて進化を遂げていただく必要があります。セミナー運営ツールについて豊富な経験と強いコミットメントを持つシャノンならば、必ずや期待に応えてくれるでしょう。今後とも宜しくお願いいたします。