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発注書FAX送信業務の大幅な効率アップを実現

製品情報
製品名 : FNX e-帳票FAXサービス 業種 : 不問
製品カテゴリ : 受発注/在庫/物流 関連部署
: 財務・経理 / 製造 / 仕入 / 情報システム
キーワード
: 帳票\\\,帳票 サービス\\\,インターネットFAX
 
情報提供 :  ネクスウェイ 掲載日
: 2011/07/29

手作業で発注書をFAX送信する非効率な業務に「FNX e-帳票FAXサービス」を導入し、大幅な効率アップとコストダウンを実現。

菓子業界の独自性により、メーカーの5割がEDIに非対応


「機能武装型卸売業」「バリューチェーン・オーガナイザー」「お菓子の価値創造」…。

サンエスの会社案内には、独創的な言葉が並ぶ。サンエスは、仕入先約1,000社、得意先は約900社/35,000店・売場にも及ぶ菓子卸企業であり、デジタルピッキングシステムにより鮮度管理を徹底した物流センターの開設や、「かむかむレモン」「生活志向」などのオリジナル商品の開発など、卸売業にとどまらない幅広い展開を行っている。

特に、情報システム化の重要性に早くから着目し、1980年には大手スーパーとのオンラインシステムによる受発注を開始。1988年には菓子業界の専用VANである「菓子VAN (2000年に“e-お菓子ねっと”へ名称変更)」の発足に関わるなど、受発注業務のシステム化へ積極的に取り組んできた。

「e-お菓子ねっと」は、メーカーと卸売業者間の受発注から請求支払いまでの取引業務を網羅する業界標準のEDIだ。利用したい業者向けには、手軽に利用できるパソコン用EDIパッケージも用意されており、システム導入の敷居はそれほど高くない。

しかし実際にはEDI未対応のメーカーが多いという。「約1,000社の取引メーカーのうち5割がEDIに対応していません」と、情報システム部部長 大久保敏男氏は語り始める。

お菓子は日本の風土や文化に深く根ざしており、その製造メーカーは全国津々浦々に点在。ごく少人数で経営している場合が多く、コストの掛かるシステム化には消極的なのだという。また、クリスマスやバレンタインデー、ひな祭りといった季節商材のみを製造するメーカーや、特定の地域でのみ販売する地域商材を製造するメーカーも存在する。このようなメーカーには、年に数回しか発注をしないケースも稀ではなく、「その数回のためにシステム化を強要できません」と、大久保氏は続ける。

基幹システムの再構築に伴いFAX業務の改革が課題に


EDIへ対応できないメーカーへの発注書は、納品先である全国の物流センターからそれぞれFAX送信する。送信枚数は1日平均約1,900枚にもなるが、そのうちの450枚を、取扱い量の多い1つの物流センターが占めており、多大な作業を行っていた。

情報システム部 マネージャーの三木大二郎氏は、FAX送信の手順を以下のように語る。「PCで入力した発注データを伝票としてプリンターで出力した後、裁断作業を行います。それからFAX機へ持っていき1枚1枚手作業でFAX送信していました」。

また発注は、メーカー毎に締め切り時間が決まっており、その時間までに発注書を送信しなければ指定日に納品されない。そこで、締め切り時間の早いメーカーの発注書を優先して送信するための“仕分け”も必要となり、その作業量は「2人で半日がかり」(大久保氏)だったという。

これだけでも煩雑な業務だが、さらに困った問題があった。「なにしろ送信先が多いので、短縮番号を登録しきれないのです」と、三木氏は困惑の表情を見せた。FAX機に登録できる短縮番号には限りがあるため、すべての取引先を登録できないのだ。そのため、前述のように年に数回しか発注のないメーカーのFAX番号などは、都度手で入力することになる。「誤送信もあり、クレームの電話が掛かってくることもありました」と、三木氏は当時の苦労を語る。

煩雑なこの業務のコスト計算を行うと、年間約1,200万円ものコストがかかっていることが判明。そこで効率化を検討し、2005年10月、FAX自動送信システムの導入を決めた。

作業工程は大幅に削減年間約1,200万円のコストダウンを実現


発注書
「導入にあたっては、FAX送信システムの自社構築も選択肢にあった。サンエスでは、過去にFAX送信システムを自社構築・運用した経験がある。しかし「配信されないなどのトラブルが多くありました」(三木氏)、「イニシャルコストだけでなく、ランニングコストもかかり、数年後にはリプレイスが必要になる。トータルコストは巨額なものになります」(大久保氏)と、解決すべき課題は多かった。そこで、コスト面で有利なASPサービスを検討。すぐにネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」の導入が決まったという。その決め手を大久保氏に尋ねると、「すぐ使えること。年末の繁忙期までに本稼働したかった」と答えた。稼働までに残された期間は約2ヶ月。この期間でのシステム自社構築は「体力的に無理だった 」
(大久保氏)と苦笑する。

「FNX e-帳票FAXサービス」の導入を決めてから実稼働までは早かった。データ転送部分の若干の開発を行った後、ユーザー、メーカーへの案内やテストのために10日程度を要しただけで、12月半ばに本稼働を始めた。繁忙期に短期間でスタートしたにも関わらず、その後トラブルなく稼働していることに、三木氏は「非常に満足」と語る。

また取引先が困惑しないように、従来のFAX送信で使用していた発注書と同様の帳票レイアウトを利用したい、という要望があった。「FNX e-帳票FAXサービス」は、フォントや罫線、ロゴマークの配置など、帳票レイアウトの自由度が高い。ネクスウェイでは、その要望通りに従来のFAX発注書【図1】のレイアウトを忠実に再現した。三木氏は、「短い納期にもかかわらず無理を聞いてもらえました」と満足そうに語る。

使い勝手はどうだろうか。送信先のFAX番号は、すべて自社のデータベースを利用できるので番号の手入力は必要なく、誤送信の恐れはない。発注書の送信は、担当者が通常のEDIデータ作成と同様な操作をするだけで、自動的に従来通りの帳票レイアウトへ変換され、指定の宛先へFAX送信される。三木氏は「一度データを送信するだけなので、すべてオンライン化されたようです。FAXを送っているという感覚はありません」と明るい表情で語る。当然、従来のようにプリンターで出力→裁断→仕分けという工程は一切なくなり、この業務のコスト年間1,200万の削減に成功した。

アウトソーシングで本業に注力、取引先のCS向上にも貢献

大久保氏は「いちいち送信できたか、否か、を確認する必要のあるサービスだったら導入しませんでした」と「FNX e-帳票FAXサービス」の運用の容易さを認める。送信管理機能「FNXnavi供廚鰺用すれば、各拠点の担当者自身がPCの画面上で不達確認や再送信処理を行うことができ、情報システム部の手を煩わせることもない。

また、意外な効果もあった。プリンター出力した帳票をFAX送信する場合、インクリボン残量によっては文字の擦れた印刷となってしまい、FAX送信すると読みにくいことがあったという。その点、取引先のFAX機にダイレクトに出力される「FNX e-帳票FAXサービス」なら「一定品質のFAX発注書が届きます」(三木氏)と、取引先のCS向上も実現している。

ところで、発注業務にASPサービスを使うことに不安はなかったのだろうか。大久保氏は「サービスとしてはこなれているので、不安はまったくありません」と笑みを見せ、「私たちの役割は何か?という原点に返ると、上手くアウトソースを利用して効率化を図り、本業に注力すべきです」と続ける。サンエスでは、EDIで対応できなかった業務の非効率部分を「FNX e-帳票FAXサービス」で見事に補完し、コアビジネスに注力することに成功したといえるだろう。

大久保氏は今後、取引先に役立つ情報を定期的にニュース配信するといった新たなFAXの利用方法も考えている。「人間の営業ではタイムリーかつ均一のサービスを行うことが難しい。システム化によってその部分をフォローしていきます」と、さらなる効率化を目指している。「機能武装型卸売業」であるサンエスの発展は、まだまだ止まりそうにない。



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  手作業で発注書をFAX送信する非効率な業務に「FNX e-帳票FAXサービス」を導入し、大幅な効率アップとコストダウンを実現。

菓子業界の独自性により、メーカーの5割がEDIに非対応


「機能武装型卸売業」「バリューチェーン・オーガナイザー」「お菓子の価値創造」…。

サンエスの会社案内には、独創的な言葉が並ぶ。サンエスは、仕入先約1,000社、得意先は約900社/35,000店・売場にも及ぶ菓子卸企業であり、デジタルピッキングシステムにより鮮度管理を徹底した物流センターの開設や、「かむかむレモン」「生活志向」などのオリジナル商品の開発など、卸売業にとどまらない幅広い展開を行っている。

特に、情報システム化の重要性に早くから着目し、1980年には大手スーパーとのオンラインシステムによる受発注を開始。1988年には菓子業界の専用VANである「菓子VAN (2000年に“e-お菓子ねっと”へ名称変更)」の発足に関わるなど、受発注業務のシステム化へ積極的に取り組んできた。

「e-お菓子ねっと」は、メーカーと卸売業者間の受発注から請求支払いまでの取引業務を網羅する業界標準のEDIだ。利用したい業者向けには、手軽に利用できるパソコン用EDIパッケージも用意されており、システム導入の敷居はそれほど高くない。

しかし実際にはEDI未対応のメーカーが多いという。「約1,000社の取引メーカーのうち5割がEDIに対応していません」と、情報システム部部長 大久保敏男氏は語り始める。

お菓子は日本の風土や文化に深く根ざしており、その製造メーカーは全国津々浦々に点在。ごく少人数で経営している場合が多く、コストの掛かるシステム化には消極的なのだという。また、クリスマスやバレンタインデー、ひな祭りといった季節商材のみを製造するメーカーや、特定の地域でのみ販売する地域商材を製造するメーカーも存在する。このようなメーカーには、年に数回しか発注をしないケースも稀ではなく、「その数回のためにシステム化を強要できません」と、大久保氏は続ける。

基幹システムの再構築に伴いFAX業務の改革が課題に


EDIへ対応できないメーカーへの発注書は、納品先である全国の物流センターからそれぞれFAX送信する。送信枚数は1日平均約1,900枚にもなるが、そのうちの450枚を、取扱い量の多い1つの物流センターが占めており、多大な作業を行っていた。

情報システム部 マネージャーの三木大二郎氏は、FAX送信の手順を以下のように語る。「PCで入力した発注データを伝票としてプリンターで出力した後、裁断作業を行います。それからFAX機へ持っていき1枚1枚手作業でFAX送信していました」。

また発注は、メーカー毎に締め切り時間が決まっており、その時間までに発注書を送信しなければ指定日に納品されない。そこで、締め切り時間の早いメーカーの発注書を優先して送信するための“仕分け”も必要となり、その作業量は「2人で半日がかり」(大久保氏)だったという。

これだけでも煩雑な業務だが、さらに困った問題があった。「なにしろ送信先が多いので、短縮番号を登録しきれないのです」と、三木氏は困惑の表情を見せた。FAX機に登録できる短縮番号には限りがあるため、すべての取引先を登録できないのだ。そのため、前述のように年に数回しか発注のないメーカーのFAX番号などは、都度手で入力することになる。「誤送信もあり、クレームの電話が掛かってくることもありました」と、三木氏は当時の苦労を語る。

煩雑なこの業務のコスト計算を行うと、年間約1,200万円ものコストがかかっていることが判明。そこで効率化を検討し、2005年10月、FAX自動送信システムの導入を決めた。

作業工程は大幅に削減年間約1,200万円のコストダウンを実現


発注書
「導入にあたっては、FAX送信システムの自社構築も選択肢にあった。サンエスでは、過去にFAX送信システムを自社構築・運用した経験がある。しかし「配信されないなどのトラブルが多くありました」(三木氏)、「イニシャルコストだけでなく、ランニングコストもかかり、数年後にはリプレイスが必要になる。トータルコストは巨額なものになります」(大久保氏)と、解決すべき課題は多かった。そこで、コスト面で有利なASPサービスを検討。すぐにネクスウェイの「FNX e-帳票FAXサービス」の導入が決まったという。その決め手を大久保氏に尋ねると、「すぐ使えること。年末の繁忙期までに本稼働したかった」と答えた。稼働までに残された期間は約2ヶ月。この期間でのシステム自社構築は「体力的に無理だった 」
(大久保氏)と苦笑する。

「FNX e-帳票FAXサービス」の導入を決めてから実稼働までは早かった。データ転送部分の若干の開発を行った後、ユーザー、メーカーへの案内やテストのために10日程度を要しただけで、12月半ばに本稼働を始めた。繁忙期に短期間でスタートしたにも関わらず、その後トラブルなく稼働していることに、三木氏は「非常に満足」と語る。

また取引先が困惑しないように、従来のFAX送信で使用していた発注書と同様の帳票レイアウトを利用したい、という要望があった。「FNX e-帳票FAXサービス」は、フォントや罫線、ロゴマークの配置など、帳票レイアウトの自由度が高い。ネクスウェイでは、その要望通りに従来のFAX発注書【図1】のレイアウトを忠実に再現した。三木氏は、「短い納期にもかかわらず無理を聞いてもらえました」と満足そうに語る。

使い勝手はどうだろうか。送信先のFAX番号は、すべて自社のデータベースを利用できるので番号の手入力は必要なく、誤送信の恐れはない。発注書の送信は、担当者が通常のEDIデータ作成と同様な操作をするだけで、自動的に従来通りの帳票レイアウトへ変換され、指定の宛先へFAX送信される。三木氏は「一度データを送信するだけなので、すべてオンライン化されたようです。FAXを送っているという感覚はありません」と明るい表情で語る。当然、従来のようにプリンターで出力→裁断→仕分けという工程は一切なくなり、この業務のコスト年間1,200万の削減に成功した。

アウトソーシングで本業に注力、取引先のCS向上にも貢献

大久保氏は「いちいち送信できたか、否か、を確認する必要のあるサービスだったら導入しませんでした」と「FNX e-帳票FAXサービス」の運用の容易さを認める。送信管理機能「FNXnavi供廚鰺用すれば、各拠点の担当者自身がPCの画面上で不達確認や再送信処理を行うことができ、情報システム部の手を煩わせることもない。

また、意外な効果もあった。プリンター出力した帳票をFAX送信する場合、インクリボン残量によっては文字の擦れた印刷となってしまい、FAX送信すると読みにくいことがあったという。その点、取引先のFAX機にダイレクトに出力される「FNX e-帳票FAXサービス」なら「一定品質のFAX発注書が届きます」(三木氏)と、取引先のCS向上も実現している。

ところで、発注業務にASPサービスを使うことに不安はなかったのだろうか。大久保氏は「サービスとしてはこなれているので、不安はまったくありません」と笑みを見せ、「私たちの役割は何か?という原点に返ると、上手くアウトソースを利用して効率化を図り、本業に注力すべきです」と続ける。サンエスでは、EDIで対応できなかった業務の非効率部分を「FNX e-帳票FAXサービス」で見事に補完し、コアビジネスに注力することに成功したといえるだろう。

大久保氏は今後、取引先に役立つ情報を定期的にニュース配信するといった新たなFAXの利用方法も考えている。「人間の営業ではタイムリーかつ均一のサービスを行うことが難しい。システム化によってその部分をフォローしていきます」と、さらなる効率化を目指している。「機能武装型卸売業」であるサンエスの発展は、まだまだ止まりそうにない。




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