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第2回:GPC Biotech社(ドイツ)
海外事例にみる企業のWiki活用
第2回:GPC Biotech社(ドイツ)
「主なニーズが異種データの保存と共有であり、科学者にも情報科学スタッフにも面倒にならないシステムとして、私は Wikiである Confluence が適材だと思いました」

抗がん剤の新薬の発見、開発、商品化に取り組んでいるバイオテクノロジー企業、GPC Biotech社(ドイツ・ミュンヘン)。同社ではナレッジベース、コラボレーションツールとしてAtlassian社の企業向けWiki「Confluence」を採用。ドイツ、米国に散在する約220名の従業員のうち約130名が活用し、そのページ数は1200ページを超えた。その導入経緯や効果を語るGPC Biotechのミンイー・リュー氏へのインタビューを転載する。 [情報提供:アトラシアンジャパン/ゴートゥグループ]

* * *

GPC Biotech で Confluence を試すきっかけとなったのは何ですか?

当社の情報科学部門で計画された社内プロジェクトがきっかけでした。科学プロジェクトの評価を行うためのナレッジベースを作成して欲しいと幹部に頼まれたのです。WikiとWikipedia の名前を挙げた人がいて、最初はそのアイデアを却下したのですが、調べていくうちにConfluenceなどの一部のWikiに私たちが求めている機能があることが分かりました。

インストールが簡単で使いやすかったのでConfluenceを採用しました。私たちのニーズに合う機能やそれ以上の機能が豊富にあったことが理由です。価格もとても手頃で強力なサポートチームがあることもポイントでした。

製薬会社はナレッジベースに関心があり、多岐にわたる実験結果の保存と管理に大がかりなソリューションを選ぶ会社もあります。主なニーズが異種データの保存と共有であり、科学者にも情報科学スタッフにも面倒にならないシステムとして、私は WikiであるConfluenceが適材だと思いました。強力なバージョン管理機能があり、さまざまなファイル形式の実験結果やプレゼン資料、重要な情報を含むユーザー投稿の記事を検索できること。しかもこうしたデータは研究開発の各部門に分散されていることを考慮すると、Confluenceの情報共有のしやすさに勝るものはありません。Confluenceはこの用途に完璧にマッチしていました。

Confluence以前にメインのナレッジベースとして使用していたシステムは何だったのですか?

以前はほとんど何もないも同然でした。ナレッジベースは科学者が実験結果や結論、アイデアを保存するためのものですが、以前はExcelやPowerPointファイルの形式で保存していました。それでそのファイルをメールで送ったりドライブ上で共有したりしていたのです。これではファイルがごちゃごちゃして情報を探すのが困難になります。

御社のコンテンツはWikiのページとして保存しているのですか? それともConfluenceでの添付ファイルとしてでしょうか?

実験結果と文書は両方の形で保存しています。Excelの添付ファイル内の実験結果のインデックスが作成されても、ほとんどが数字なので直接検索するのが難しいのです。Wikiページを作成して実験ごとに Excelの結果を添付することで適切なファイルとすべてのバージョンを見つけられます。

既定のナレッジ ベースである他にConfluenceを別の用途にも使用していますか?

コラボレーションツールとしても Confluenceを使用しています。複数の人が編集に携わり、誰か 1人が管理しているわけではないファイルもあります。科学プロジェクトでも同様です。これらのプロジェクトは Confluence上のスペースになり、スタッフが新しい実験結果を常時追加しています。その結果に対して皆がコメントを付けたり、まとめたり整理したりします。実際にConfluenceは協同作業のためのプラットフォームとなっており、その使いやすさのおかげで共有や編集が本当に便利なのです。研究開発チーム間での協同作業を促進する優れたツールでもあります。

また、会議の議事録の記録にも使っています。会議の前にマネージャーがページを作成して皆で議題を追加していきます。会議中はマネージャーが話し合いの内容や決定事項、しなければならないことなどを記録します。会議後は活動項目の進捗などをアップデートします。Confluenceは動きの少ない情報を単に保存する場所ではなく、協同作業のためのプラットフォームになりつつあります。

どの部門でConfluenceが使われているのでしょうか。また、部門ごとに使い方に違いはありますか?

生物学者チーム、化学者チーム、薬理学専門チーム、それと他の研究開発部門です。基本的に研究開発系の科学者全員ですね。彼らはプロジェクトにConfluenceを使っています。情報科学部門では内部システムとしても活用しています。幹部たちはナレッジベースのレビューにConfluenceを使用しています。経理部門では文書の管理に使っており、IT部門でも最近使い始めました。

Confluenceは GPC Biotech内でのコミュニケーション方法に何か影響を与えましたか?

ナレッジベースに Confluenceを活用することでコミュニケーションプロセスが改善されました。適切な権限レベルを持つ人が全員アクセスして使用したり、参加したりできる場所があることは、非同期コミュニケーションのよいモデルとなります。事業所間で時差がある企業ではこの点は非常に重要です。

検索は簡単かつ強力なので、資料をより分けるのがとても楽で時間も無駄にしません。これもコミュニケーションプロセスにとっておまけの効果があります。「この前の資料はどこだっけ? メールで送って」などと無駄なメールを書く手間が省けるからです。

Confluenceは御社内でどのように広がっていったのですか?

まずは内部で Confluenceを使い始めました。役に立つナレッジベースとして活用するために自分たちで科学コンテンツを作成しました。スペースを作り、科学者たちが社内で作成した情報や、臨床試験で得られたある種の化合物に関する公有の情報を保存しました。

次に、一般ユーザー向けのスペースをいくつか作り、研究開発情報、一般記事、論文、それから社内で得られた実験結果を保存しました。最後に、自分たちの部門用のスペースを作って使い慣らしていきました。たとえば、いろいろな文書や議事録、ユーザー向けに実装したさまざまなソフトウェアのマニュアルやレポートなどです。これがナレッジベースの機能を紹介する見本となり、使い始めようとする人たちにとっての手本となりました。

1〜2カ月後に正式にナレッジ ベースを展開しました。ドイツと米国のサイトの両方でプレゼンとセミナーを行い、Confluenceの使い方を説明しました。反応は上々でした。それ以降急速に広がっていきました。

Confluenceの習得期間はどうでしたか?

かなり短かったです。管理者の観点から言うと、インストールやカスタマイズを始め、軽く使ってみるのにほとんど時間はかかりませんでした。ソフトウェアにかかりきりになりたくなかったのでとても助かりました。会社として情報の保存と共有に Confluenceを使いたいと思ったのですが、実際にソフトウェアの習得に費やす時間はなるべく少なくしたかったのです。この点で Confluenceは完璧と言えますね。

ユーザーに関して言えば、プレゼンを行ったことで活用度が一気に広がりました。最初は Wiki の構文にやや戸惑っている人もいましたが、使い始めてみるともう不満は聞かれませんでした。リッチテキストエディターが既定になったバージョン 2.0 にアップグレードしてからは、新しく使い始めたユーザーも問題なくコンテンツを追加できるようになりました。

皆さんが一番重宝されているConfluenceの機能は何ですか?

バージョン管理機能やインデックス作成、文書や添付ファイルの両方を検索できることなどがユーザーに支持されています。また、非常にカスタマイズ性の高いレイアウトと特定の作業を行うときに利用できる拡張機能マクロも重宝されています。

ユーザーは特にコンテンツに対する強力で使いやすい権限コントロールを気に入っているようです。予備データの入力中に他の人に先に解釈されてしまい、結論を出されてしまうことを懸念しているからです。だからいつデータを開示して社内全体で共有するかを自分で制御したいのです。会社の科学者やスタッフ全員に共有すべきでない情報ももちろんありますから、権限コントロールはユーザーにとって最も重要な要件の1つでもあります。

Confluenceについてミンイーさんのお気に入りの点を教えてください。

私は管理者なので、Confluenceのインストールが簡単で使いやすい点が気に入っています。Confluenceは買ってほぼそのまま使えるソリューションです。見た目もとても洗練されていますし、カスタマイズが必要な点は本当に少ないです。カスタマイズする場合でも、どこをどうやってカスタマイズするかを見つけるのがとても簡単です。管理コンソール ページも非常に強力ですね。Confluence のサポートも強力ですし、常に進化しています。これもさらに好きな点の 1 つですね。挙げたらきりがないほどたくさんあります。

Confluenceをカスタマイズしましたか?

はい。タスク一覧マクロ、追跡マクロ、目次マクロなどのプラグインをいくつか使っています。インストールも簡単でとても使いやすいです。見た目も少しカスタマイズしました。グローバル"ヘルプ"リンクと"検索ヘルプ"リンクと"ナレッジベース" リンクをグローバル テンプレートに追加しました。これも簡単にできました。それ以外はほとんど Confluence をカスタマイズせずにすみました。

Confluenceを想定していたのとは別の用途で使っていますか?

使い始めてから思いついた用途もいくつかあります。当初は情報や記事を共有していましたが、皆がページや添付ファイルのバージョン管理機能が気に入ったのでファイル管理ツールとして実際に使い始めました。ファイルを共有して添付ファイルとしてアップロードしたり、コメントを記録したり添付ファイル用のページを作成したりしています。この方法で実験結果を管理しています。Confluenceの豊富な機能があれば可能性は無限に広がります。これからもより一層機能を活用していきます。

【情報提供】
アトラシアンジャパンジャパン http://www.atlassian.co.jp
ゴートゥグループ株式会社 http://www.go2group.jp/

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