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第1回:Dow Jones社(米国・ニューヨーク)
海外事例にみる企業のWiki活用
第1回:Dow Jones社(米国・ニューヨーク)
「プロジェクトチームが自律的に集まって協同作業を始めるので、毎日20〜30ページが
新しく作成されています」

「ウォール・ストリート・ジャーナル」をはじめ、ビジネス関連の出版・オンラインメディア事業を展開しているDow Jones社(米国・ニューヨーク)では、システムやプロセスの文書化、部門間や部門内の協同作業、企業監査のバージョン管理に、Atlassian社の企業向けwiki「Confluence」を活用している。Dow Jones Online 最高技術責任者であるジェイミー・シンゲルスタッド氏へのインタビューを転載する。 [情報提供:アトラシアンジャパン]

* * *

かなり前から Wikiを使用されているようですね。そもそもなぜ Wikiを採用したのですか?

私は社内社外を問わず Wikiを周囲に勧めてきました。おそらく、Wikiが少ない費用で活用できる最も優れたツールだと思うからです。コンテンツ管理に Wikiを使いたがっていた数人のエンジニアから何年も前に話が持ち上がり、OpenWiki を採用してリッチテキストの WYSIWYG 編集機能がなくても問題のない技術部門で試してみました。

Wikiを採用し、社員がシステムの文書作成に活用している様子を見て、とても驚きました。製品マネージャーや技術職以外の社員たちも、大いに活用していたからです。あらゆるユーザーがシステム、プロセス、プロジェクト、アイデアなどを文書化、共有しコミュニケーションを行うための優れた協同作業スペースになりうることを wiki は証明してくれました。この協同作業プロセスはほんとうに魔法のようです。これが Wikiの実力ですね。

OpenWiki からConfluenceに乗り換えたのはなぜですか?

OpenWiki は技術系以外のユーザーには使いにくいものでした。編集に旧来のテキストマークアップを採用していて、添付ファイルのサポートもかなり雑でした。社内での使用頻度が高まるにつれて、見た目の良いページが簡単に作れ、柔軟性があり、企業での使用に拡大しうるソリューションが必要になっていきました。

使いやすさという面から、新しい Wiki ソリューションに求める主な要件は 3 つありました。添付ファイルのサポートが堅固であること、検索性が高いこと、そして WYSIWYG 編集が可能なことです。Confluence はこれらすべてに当てはまっていました。

また、アクセスコントロール、シングルサインオンを使用するための LDAP の統合、複数のデータセンターを利用した冗長性などの企業向けの機能を備えたシステムが必要でした。Confluence はこうしたことにも対応しています。Confluence API を使用して OpenWiki から Confluence に移行する独自のツールを作成し、コンテンツを移行しました。

どのように Confluence を社内に導入したのですか?

単に切り替えただけなのです。Confluenceは、オンラインドキュメントがしっかりしていていますから・・・。ですから、ユーザーにアカウントを作って自由に使用してもらうことに抵抗を感じませんでした。

社員の方たちは Wiki を使ってどのようなシステムやプロセスを文書化したり協同作業を行っているのですか?

すべてです。山ほどある当社のソフトウェア開発プロジェクトの文書化にConfluenceを活用しています。要件や使用事例から始まり、本格的な展開マニュアルに至るまですべてです。本当に、全プロセスを通じて活用しています。

エンジニアは自分の作業やシステムの文書化に使用しています。技術リーダーは最良の実践例の推進、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの運営や作業範囲、進捗、課題、リスクなどの情報伝達に使用しています。また、製品マネージャーはプロジェクトの要件の文書化に活用し、技術チームは契約書、連絡先の情報、進捗などの共有に使用しています。

初めに想定していた用途とは別の目的で使用していますか?

当初は技術チームがシステムを文書化するのに活用しようと思っていましたが、今ではグループや部門間でコミュニケーションや協同作業を行うのに使用しています。Confluence が事業グループや技術グループ間で情報をやり取りする際の中心となりつつあります。使った人が便利なツールだと気づくにつれて、自然と組織内で急速に広がっていきました。

導入後、ワークフローや文化に何か変化はありましたか?

さまざまな事業チームや技術チームで Confluence を使っているのですが、彼らは Confluence で情報やアイデアを共有する新しい方法を常に生み出しています。プロジェクトチームが自律的に集まって協同作業を始めるので、毎日20〜30ページが新しく作成されています。計画倒れに終わるものもありますが、それは大した問題ではありません。最近ではソフトウェア開発チームやプロジェクト チームが、進捗ミーティングでプロジェクターに Confluence を映し出しているのがおなじみの光景になっています。

Wiki を選ぶ際にアクセスコントロールが重要な要件の1つだとおっしゃいましたが、これが重要な機能である理由は何ですか?

おかしなもので、Wiki の話をすると、「誰もが編集できるものなんてあったら大変だ。何が起こるか考えてもみなよ」と言われてしまいます。そこで私は、「そうだね、考えてみよう。みんな実際に協力し合うかもね!」と言い返すのです。とは言え、グループ別や個別ユーザー別に編集や表示を制限できる機能が Confluence にあることは重要なことです。アクセスコントロールは、実際にはほとんど使われていませんが、導入当初の「誰もが編集できる・・・」といった反発に対処する手っ取り早い方法なのです。皆にはこう話しました。「Wiki 本来のスタイルではないけど、こういうこともできます。やり方はこうです」と。

また、アクセス コントロールは別の問題も解決してくれます。Wiki の利用が広がるにつれて監査手続きを適宜調整していく必要が生じました。たとえば、会社の監査プロセスに網羅されるように、標準の操作手順や障害復旧計画を Confluence に保存しています。以前は別のツールを使っていましたが、文書管理の監査記録機能に柔軟性がなく、誰も使いたがりませんでした。Confluence では改訂を追跡したり編集権限を制限できるため、監査管理の基準を満たすことができます。Wiki と監査という組み合わせは奇妙かもしれませんが、弊社では重要なものです。

Confluence を使用するメリットは何だと思われますか?

最大のメリットは、多様な情報ニーズの中心点となっていること、コミュニケーションがより活発になること、それとグループ間の協同作業を促進してくれることです。社員間のアイデアの共有のほんとうの価値をどうやって測れるでしょうか? それ以外の優れた点として、メールと違い記録が永久に残るため情報をたどりやすいということがあります。地理的に分散した作業環境にある場合はこれが重要な問題となります。

【情報提供】
アトラシアンジャパン http://www.atlassian.co.jp
ゴートゥグループ株式会社 http://www.go2group.jp/

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